Webライターがやり取りに使うビジネスメール｜初心者向け例文あり

Webライターになると、クライアントと何度もやり取りが発生します。

このクライアントとのビジネスメールは、Webライターにとって、ライティング力と同じくらい重要なんです！

クライアントとのつながりが、メールやチャットなどのテキストコミュニケーションのみという場合、対面とは違う気づかいが必要です。

しかし、テキストコミュニケーションは簡潔すぎると冷たく感じ、何を考えて書いているかわからない印象を与えがちというデメリットがあります。

この記事でわかる事は以下の通り。

私の場合、現在抱えている案件のクライアントは、すべてWebディレクターの方です。オンラインで顔を拝見したことのある人は2人、ひとりは1度だけ、もうひとりは5回程度という関係です。

それ以外の方とは、完全にテキストコミュニケーションだけのお付き合いです。

私はWebライターを始めたばかりの頃、自信のないライティング力を補おうと、クライアントとのテキストコミュニケーションに注意していました。

その経験を踏まえて、私がビジネスメールで気をつけてきたことをお伝えしていきます。

Webライターのビジネスマナー

Webライターとクライアントとのやり取りの前提条件、ビジネスマナーについて解説していきます。

これができていれば、クライアントへの印象が良くなるでしょう。

連絡はとにかく早めに

一般的なビジネスメールの返信は、24時間以内が良いとされています。

しかし、Webライター初心者はもっと早く返信することを心がけましょう。そうすることで「安心できるライター」と認知してもらえる可能性が高まります。

クライアントへの返信は、早ければ早いほど評価されます。

私が実践している、返信するタイミングの目安は以下の通り。

もし、私がディレクターの立場なら、早く返信をくれた人と仕事をしたいと思います。

短くても返信があると、相手に安心感を与えられます。その場合、文面の長さはあまり関係ありません。

納品が遅れそうなときは即連絡

納期に間に合わないと判断したら、とにかく早くクライアントに知らせましょう。

記事の納品が遅れると、納品された後の作業スケジュールにも影響があり、他の作業者に迷惑がかかるからです。

もちろん納期を守ろうと必死に執筆することは大切ですが、不可抗力で遅れることはあります。

クライアントには丁寧に事情を説明し、納品できる日程を伝えましょう。

納品が早まりそうでも連絡

依頼された記事の納品が早まりそうなときも、クライアントに連絡しておくと喜ばれるでしょう。

Webディレクターが管理する、納品後の校正やワードプレスへの入稿、画像処理などの段取りを調整しやすくするためです。

クライアントであるディレクターの仕事にも気遣いができると、好印象を与えられるでしょう。

不特定多数に読まれる可能性がある

クライアントに送ったメールの内容は、他の人に読まれる可能性があることを念頭に置きましょう。

Webディレクターは個人で活動している人もいますが、企業内で働く人もいます。また、質問内容によっては、他の作業者が読むこともあるかもしれません。

日本語がおかしい文章や内容が分かりづらい文章は悪い印象を与えかねないため、メールを送る前にチェックしましょう。

質問する前にレギュレーションを確認

クライアントに質問する前に、事前にもらったレギュレーションやメール内容を再度見直すようにしましょう。

クライアントへの質問自体は問題ありませんが、すでに指示されていることを聞いてしまうと、評価を下げる可能性があります。

「このライターは指示をちゃんと読んでいない」と思われると、仕事を継続することが難しくなります。

簡単な質問であっても、レギュレーションや過去のメールを再読することをおすすめします。

添付ファイルは注意

添付ファイルを提出する際には、送付の相手先に誤りがないかを、何度もチェックしましょう。

万が一、間違った相手先に送付してしまうと、情報漏洩として追及されるかもしれません。

情報管理はWebライターにとって最重要事項なので、十分注意して取り扱いましょう。

やり取りするときに気をつけるポイント

細かいことですが、気をつけておくと好印象を与えられるポイントをお伝えします。

クライアントから「仕事をしたいライター」と思ってもらえるよう、意識してやり取りしましょう。

「To」「CC」「BCC」を使い分ける

ビジネスメールでは、「To」「CC」「BCC」を使い分けられるようにしておきましょう。

「BCC」は、メールを共有している人同士の関わりを伏せて情報を共有できます。

メールを共有する人同士が同じ企業内の人や、すでに関わっていることを知っている場合は「CC」を使っても問題ありません。しかし、共有者の中に関わりのない人がいると「情報漏洩しているのでは？」と疑われる可能性があります。

情報共有する相手同士に関係性によって、「CC」「BCC」を使い分けましょう。

簡潔さを意識する

クライアントに送るビジネスメールは、できるだけ簡潔な内容にしましょう。

質問を送る場合は「質問したい項目は○点ある」ことと「箇条書き」で書くようにすると、クライアントが瞬時に理解しやすく、見落としや誤解されることなく伝えられます。

やり取りの回数を極力少なくし、クライアントのメールへの負担を軽くするためにも、文章の簡潔さを意識しましょう。

お願いをする時は一言加える

クライアントへのメールは簡潔にすることは重要ですが、いつも必要事項だけを書くと、付き合いづらいと誤解されてしまう可能性があります。

質問に答えてほしい、納期を相談させてほしいなど、こちらからお願いをする際は一言加えるようにすると悪い印象を減少させられます。

「忙しい時期に面倒な質問がきて、わずらわしい……」と思われて後回しにされないためにも、お願いする際は、いつもよりも丁寧な対応を心がけましょう。

柔らかい印象を残す

クライアントとのやり取りは簡潔な内容を心がけながらも、無機質なものになりすぎない、柔らかい印象を残すことを心がけましょう。

テキストコミュニケーションのみの関係だからこそ、人間味のある対応が必要です。

理論的で合理的すぎる冷たい印象のメールを書く人よりも、いつもポジティブで明るい返事をくれる人の方が、付き合いやすいと感じるのではないでしょうか。

最初はビジネスライクなやり取りだったとしても、やり取りを繰り返すと、クライアントの文章がフランクになってくることがあります。そのときは相手のテンションに合わせましょう。

クライアントが「！」「？」や絵文字を使うようであれば、同じくらいの頻度で使うようにします。

「付き合いやすいライター」という印象を持ってもらえるよう、言葉遣いにも気をつけましょう。

ビジネスメールに入れると良い言葉

文頭に入れる言葉は「ありがとうございます」

クライアントへ返信する際、私は文頭に「ありがとうございます」と入れるようにしています。

校正に納得がいかないときや、印象の良くないクライアントに対しても入れています。

どんなときでもポジティブな言葉で始める方が、気持ちを切り替える効果があると感じるからです。

「ありがとうございます」と入れることは、クライアントと長くお付き合いしていくためのテクニックです。

感謝の言葉を入れる

私がもうひとつ心がけているのは、感謝の言葉を伝えることです。

感謝されるとうれしいと思ってもらえるかな、良い関係を作りたいと思ってもらえるかなと考え、できるだけ書くようにしています。

私の場合、お礼を伝えるタイミングがあれば、できるだけ小まめに書くことにしています。

Webライターのビジネスメール例文

ここでは具体的な例文を紹介します。そのままコピーして使って、文面に悩む時間を短縮しましょう。

指示を理解したと返信するとき

プロジェクト案件では、クライアントから細かい指示が送られてきます。内容を確認したら、質問がなくても返信しましょう。

確認したいことがあるとき

クライアントからの指示の内容に質問や確認したいことがあったら、できるだけ早めに返信しましょう。執筆する前に解決すると、作業時間を短くできます。

質問の回答が返信されたら、上記の理解したという文面を使って返信しましょう。

納品するとき

納品するときの文面は簡潔にします。クライアントにとっては納品された記事の方が重要ですから。

納期を伸ばしてもらいたいとき

やむを得ない事情で納期を伸ばしてもらいたいときは、理由を分かりやすく書いて伝えましょう。

いつまでに納品できるのかも、具体的に記載しましょう。

依頼があっても執筆するのは難しいとき

執筆依頼があっても引き受けるのが難しいときは、断るのではなく、代替案を入れるといいでしょう。

初心者ライターでもクライアントと良い関係を築けます

Webライターにとって、ビジネスメールはクライアントとの間をつなぐ、ほぼ唯一の手段です。

クライアントもライターも、付き合いやすさ、誠実さを感じる人と仕事をしたいと感じています。

ビジネスメールを丁寧に扱うことを心がければ、初心者であっても仕事に対する姿勢を評価され、継続案件を獲得できるでしょう。